Bij de werkzaamheden die worden verricht door de Haëlla Stichting, ook voor de bij Haëlla Stichting aangesloten stichtingen, om met (potentiële) aanvragers projectaanvragen te behandelen, wordt gewerkt met persoonsgegevens van burgers en gegevens van organisaties.

Aanvragers bij de Haëlla Stichting moeten erop vertrouwen dat de Haëlla Stichting zorgvuldig en veilig omgaat met die gegevens. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, digitalisering stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. De Haëlla Stichting is zich daarvan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole. Het bestuur en de medewerkers van de Haëlla Stichting waarborgen waar mogelijk en nodig deze privacy volgens richtlijnen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wpb) (vanaf 25 mei 2018 Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De Haëlla Stichting houdt zich aan de volgende uitgangspunten:

• Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• De Haëlla Stichting zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen gebruikt worden voor het mogelijk maken van haar werkzaamheden als vermogensfonds.
• De Haëlla Stichting verwerkt alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor wordt aangevraagd. Waar mogelijk worden er minder persoonsgegevens verwerkt.
• De organisatie of werkgroep gegevens met de daaronder vallende projectaanvragen worden bewaard zolang de Haëlla Stichting bestaat om een historisch perspectief te kunnen geven aan de werkzaamheden binnen onze stichting.
• De persoonsgegevens van de contactpersoon van een (potentiële) aanvraag, de referent die is opgegeven bij de aanvraag of de bestuursleden van een organisatie worden niet langer bewaard dan nodig is. Voor de referent die genoemd is in de projectaanvraag en de genoemde bestuursleden van de organisatie, zullen de gegevens bewaard worden tot en met de evaluatie afronding van het project. De persoonsgegeven van de contactpersoon van een (potentiele) aanvraag zal maximum 10 jaar worden bewaard, de eventuele inlog account die door deze contactpersoon is aangemaakt bij het doen van een aanvraag, komt na 10 jaar te vervallen.
• Het bewaren van persoonsgegevens is nodig om de taken van de Haëlla Stichting goed uit te kunnen oefenen. Omgang met de persoonsgegevens is vertrouwelijk en worden alleen verwerkt door personen die in dienst zijn van de stichting (het bestuur en personeelsleden) en voor het doel waarvoor deze gegevens verzameld zijn. Deze gegevens worden passend beveiligd.